Чтобы все успевать, «съешьте лягушку». Раскрываем секреты продуктивных людей

– Ксения, поясните: тайм-менеджмент – это наука? Кому первому пришла в голову идея учения о времени?

– Я бы не называла тайм-менеджмент полноценной наукой. Это часть общего менеджмента и, скорее, инструмент, с помощью которого можно достичь целей. Тайм-менеджмент пришел к нам из деловой сферы, но управлять можно не только рабочими делами, но и домашними.

До сих пор спорят, кто же был его основоположником. Считается, что первое понятие тайм-менеджмента более 2 тысяч лет назад предложил римский философ Луций Сенека. А вообще, слово «успех» происходит от слова «успевать». Значит, успешный человек – тот, который может делать много или выполняет хотя бы запланированное. Исходя из этого, идеи тайм-менеджмента можно приписать известным людям, которых мы считаем профессионалами: Исааку Ньютону, Бенджамину Франклину, Иммануилу Канту, Александру Дюма, Генри Форду, Фридриху Энгельсу, Владимиру Ленину…

Но все же отцом-основателем «учения о времени» менеджмент называет американского инженера Фредерика Тейлора – основоположника научной организации труда. Есть история о том, как он наблюдал за рабочим Шмидтом, переносившим чугунные болванки. Тейлору показалось, что тот выполняет свои обязанности крайне неэффективно: не вовремя отдыхает и слишком быстро устает. Инженер расписал процесс, рассчитал все движения – и вот он уже стоит над рабочим с хронометром и командует ему: «нагнись, подними, иди, опусти, сядь…» В результате производительность труда Шмидта выросла в 4 раза, и ему стали платить на 60% больше.

– Зачастую в конце рабочего дня остается список запланированных, но невыполненных дел. Почему так происходит?

– Во-первых, это может быть результатом неверно расставленных приоритетов. Во-вторых, неспособности оценить реальный объем работы, особенно если задача новая, творческая. В-третьих, возможно, человек не управляет своим временем самостоятельно – им распоряжается начальство, секретарь или коллеги. Сотрудник не в силах отказать и берет на себя слишком много обязанностей. В-четвертых, когда перед глазами или в голове нет четкого плана, трудно вспомнить, что все же было запланировано на день. В-пятых, важно учитывать эмоциональное и физическое состояние человека. Если он устал, мысли заняты другими проблемами, следовательно, продуктивность будет гораздо ниже прогнозируемой. В-шестых, может не хватать знаний и опыта для выполнения данной задачи оперативно. Кроме того, завершить дела порой мешает перфекционизм. Главное – все эти причины взаимосвязаны. Одна проблема цепляется за другую – и мы тонем в рутине дел, задерживаемся после трудового дня или берем работу домой.

– Предсказуемый вопрос. Какие способы предлагает тайм-менеджмент для решения этой проблемы?

– Главное – научиться расставлять приоритеты, определять, что важно сделать в первую очередь, во вторую, в третью. Нужно закладывать на работу больше времени, чем предположительно на нее уйдет. Будет приятно, когда вы справитесь быстрее и не подведете других, сорвав сроки. Как только видите, что не успеваете, предупредите коллег заранее, поставьте себе новый срок и попросите помощи. Кроме того, нужно придерживаться следующих советов:

• Выберите комфортную для себя модель планирования. Кому-то удобно держать все в уме, кто-то ведет ежедневник, недельный планинг, активно пользуется мобильными приложениями для планирования. Помечайте, что важно сделать в первую очередь.
• Планируйте время на отдых. Неплохо внести в свой календарь приятные моменты: сделать зарядку, посмотреть фильм, почитать и т.д.
• Научитесь отказывать. Уверенно говорите «нет» даже начальству, если понимаете, что не справитесь с задачей вовремя и будете жертвовать личным временем. Здесь также важно оценить задание – некоторые стоят того, чтобы ночь не спать. Но запомните: если вы сами не планируете свое время, его спланируют другие! 
• Оценивайте свои силы. Часто мы беремся за трудные задачи, благодаря которым хотим получить опыт. Они требуют большей вовлеченности, внимательности, усидчивости, новых знаний, но и помогают нам совершенствоваться и становиться профессионалами. За такие задачи беритесь с запасом времени на обучение в процессе выполнения.
• Откажитесь от перфекционизма. Пока вы будете долго решать один вопрос, кто-то с ним справится быстрее, пусть хуже и менее аккуратно, и получит вознаграждение или обратную связь.

– Чтобы планирование было правильным, нужно определить главное дело. Но как это сделать, когда все задачи кажутся важными?

– Больше всего мне нравится метод «страшного последствия». Определив приоритетное задание, необходимо оценить последствия в случае его выполнения или невыполнения. Срыв дедлайна действительно важного дела имеет серьезные последствия. Поэтому в первую очередь нужно делать то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Самый популярный метод – матрица Эйзенхауэра. Она делит задачи на 4 группы: срочные важные, срочные неважные, несрочные важные, несрочные неважные. Также популярен метод расстановки приоритетов «АБВГД». «А» указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Нельзя браться за дело «Б», пока не выполнена задача «А», а за «В», пока открыта группа «Б», и т.д. Буква «Д» означает «долой!» – так стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе используются цифры, которые указывают на последовательность выполнения дел, то есть самое важное – А1. Научиться планировать и эффективно тратить свое время может каждый.

– Насколько долгосрочным должно быть планирование?

– Зависит от цели и ситуации. Например, сегодня мы живем в условиях турбулентности: сovid, политическая и экономическая ситуации сильно на нас влияют, и заниматься долгосрочным планированием трудно. Важно иметь не просто цель, а видение: кем хотите быть, что вам нужно, чтобы чувствовать себя счастливым и т.д. Попробуйте планировать по-разному: дневное, недельное, месячное, квартальное, полугодовое, годовое, стратегическое… К слову, долгосрочное планирование займет на старте гораздо больше времени, но оправдает себя в итоге. Я бы рекомендовала для начала расписывать задачи на неделю.

– Как быть с перерывами в работе? Часто ли их нужно устраивать?

– Желательно делать хотя бы 10-минутные перерывы между разными задачами. Но это зависит, в принципе, от количества и объема последних. Считается, что дольше 3 часов концентрироваться на одном вопросе мы не можем. Существует «метод помидора», который предполагает разбиение работы на 25-минутные периоды – «помидоры» и короткие перерывы. Когда вы определитесь с задачей, которую будете выполнять, заведите таймер на 25 минут. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока сигнал не прозвучит. Сделайте перерыв на 3-5 минут. После 4-го «помидора» следует более длительный отдых – 15-30 минут.

– В тайм-менеджменте существуют интересные определения: «съесть лягушку», «слона» и другие… Поясните, что они значат.

– Метод «съесть лягушку с утра» предполагает сразу сделать то, что делать не хочется. Мы часто откладываем неприятное дело на конец рабочего дня и срочно выполняем его тогда, когда могли бы уже отдыхать. Лучше перебороть себя и узнать сразу, что может произойти в результате, например, звонка, который я делать не хочу. Данный метод снимает тревожность и вносит ясность в рабочие будни. Вообще мир тайм-менеджмента – это дружный зоопарк. Выражение «съесть слона» также пошло оттуда. «Слона» – большие задачи – мы не будем «проглатывать» целиком, а «разрежем» на кусочки, чтобы он не превратился в «мамонта» – дело, которое мы долго откладывали и потеряли в итоге. Бывает, к выполнению таких заданий приходится приступать с нуля. Есть еще «розовые слоны» или «единороги» – задачи-мечты, к которым мы никогда не приступаем и продолжаем их откладывать. Однако часто они ведут нас к цели. Тогда нам просто необходимо превратить их в «слонов» и разбить на более мелкие «бифштексы».

– Что бы вы посоветовали тем людям, которые считают себя неуспешными?

– Рекомендую расставить приоритеты. Даже при наличии большого количества задач, делать их одновременно человек не может. Но речь не о том, чтобы, к примеру, готовить ужин и одновременно слушать любимые подкасты – с этим мы прекрасно справимся. А вот если нужно написать две статьи? Мы не можем писать правой рукой одну, а левой – другую. Здесь полезны будут практика самонаблюдения, замера хронометража дня – ведение дневника, где вы будете отмечать, сколько времени и на что потратили. Выполняя одни и те же действия, проще определить, сколько времени может понадобиться на выполнение аналогичных задач в будущем. А вот книги, которые помогли мне: Алан Лакейн «Искусство успевать», Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

Ольга СИМОНОК

Фото из личного архива Ксении МАРТУЛЬ и из открытых интернет-источников