Пора домой: действенные советы, как быстро справиться с «завалом» на работе

Планируй и властвуй

Самый простой способ любого тайм-менеджмента – обычный to do list (список дел). Этот прием позволит оценить масштаб задач и рассчитать время на их выполнение. Для удобства все дела можно разделить по приоритету. Лучше, чтобы в вашем графике оставалось время на неожиданные и экстренные задания от начальства.

Для планирования дня можно использовать обычные настольные календари или удобный ежедневник. А если хотите, чтобы список задач всегда был под рукой, – подойдет стандартное для всех смартфонов приложение Google Календарь. Кроме того, можно воспользоваться другими полезными программами для гаджетов, такими как Evernote и Хаос-контроль.

Устанавливайте дедлайны

Одна из главных причин прокрастинации – отсутствие четких дедлайнов. Поэтому установите себе реальный срок для выполнения какой-либо задачи – так у вас будет меньше возможностей отлынивать.

Если выполнение конкретного задания предполагает несколько часов сосредоточенной работы, попробуйте справиться немного раньше обычного – на полчаса или час. Возможно, этот способ поможет оптимизировать весь процесс. Однако если на решение задачи вы потратите немного больше времени, не нужно впадать в панику и заниматься самобичеванием: работа в стрессовом режиме еще никому не приносила пользы.

Концентрация на одной задаче

Многозадачность – путь к постоянному неврозу и потере качества в работе. Дейв Креншоу, американский бизнес-тренер и автор книги «Миф о многозадачности», утверждает, что заниматься сразу несколькими делами неэффективно. По его словам, работники тратят больше времени и сил, когда выполняют несколько задач одновременно, вместо того, чтобы делать это поочередно.

Для подтверждения своих слов автор книги просит сделать простое упражнение: написать фразу, например, «Многозадачность хуже лжи» по буквам, и одновременно под ними, во второй строке, расставить цифры по порядку. При этом обязательно переключаться: одна буква – одна цифра. Можно также замерить время, потраченное на упражнение, и сравнить с тем, сколько бы минут ушло на написание этой фразы, подсчет букв, а потом – написание цифр.

На этом примере отчетливо видно, что переключение с задачи на задачу занимает больше времени, чем требуется изначально.

Так что для лучшей концентрации внимания можно попробовать поставить таймер на определенное время, и в этот промежуток отключить все уведомления или поставить телефон на беззвучный режим.

Кроме того, можно воспользоваться сервисом Forest. Когда вы установите таймер на определенный временной промежуток, в приложении «вырастет» дерево. Если вы решите отвлечься и схватитесь за смартфон раньше разрешающего сигнала, растение погибнет.

Найти свою систему тайм-менеджмента

Автор самой популярной книги по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови советует для организации рабочего времени использовать систему компаса. Для этого необходимо нарисовать матрицу с четырьмя секторами: первый сектор – важные и срочные дела, второй – важные, но несрочные, третий – неважные, но срочные, четвертый – неважные и несрочные.

Стивен Кови утверждает, что большинство людей при выполнении работы основное внимания уделяют 1-му, 3-му и 4-му секторам. Но по мнению американского бизнес-эксперта, основной упор нужно делать на 2-й сектор, потому что пока вы уделяете внимание другим, то несрочным задачи имеют свойство становится срочными.

Еще один метод – техника «помидора». Ее смысл в том, что всю задачу нужно разделить на пункты (один пункт – один помидор). После чего необходимо установить таймер на 25 минут. Когда он прозвенит, нужно сделать перерыв на 3–5 минут. После каждого «четвертого помидора» отдыхать положено 15–30 минут.

Для работы с этим методом автор рекомендует минимизировать количество технологий и пользоваться только таймером, бумагой и карандашом. Таким образом, постоянное тиканье часов напоминает о времени, а звонок сообщает о перерыве – то есть поток внимания зависит от этих физических стимулов. Однако можно воспользоваться и специальным приложением, например, «Focus To-Do: техника Помидора».

Отдыхайте!

Залог продуктивной работы – хороший отдых, поэтому не забывайте делать правильные перерывы. Именно от них зависит, насколько вы эффективны в своей работе. Наш мозг не способен на длительную сосредоточенность – во время отдыха старайтесь отвлечься от постоянного потока информации и «скролинга» ленты социальных сетей. Лучше пассивную деятельность заменить активной: например, подняться или спуститься по ступенькам, полить цветы или просто заварить чай.

Честность перед собой превыше всего

Только вам под силу понять, что именно мешает вашей продуктивности: привычки, усталость или нежелание заниматься каким-либо видом деятельности. Для этого попробуйте сконцентрироваться на эмоциях или прописать подробный план своего рабочего дня, чтобы понять, какие привычки вам мешают оставаться эффективным.

Дарья ЗИМАК