Расчетный листок: как его выдавать с учетом требований закона о защите персональных данных

Что представляет собой расчетный листок

Обратимся к трудовому законодательству. Обязанность, а не право работодателя по выдаче работникам расчетных листков закреплена в ст. 80 Трудового кодекса Республики Беларусь. Она предусматривает, что каждый трудящийся должен ежемесячно получать документ, в котором отражаются все составные части его заработной платы, начисленной за календарный месяц исходя из квалификации работника, сложности, количества, качества, условий труда и с учетом фактически отработанного времени.

Все та же ст. 80 ТК дает право нанимателю утверждать форму расчетного листка, а порядок его выдачи в трудовом коллективе закрепляется приказом работодателя. Если судить по практике применения этой нормы, то чаще всего расчетные листки выдаются либо на руки работнику, либо «расчетник» отправляют на личную электронную почту сотрудника.

Безусловно, электронный вариант расчетного листка экономит бумагу и время бухгалтера на его заполнение и автоматически подтверждает факт получения работником важных данных о начисленном вознаграждении по итогам трудовой деятельности за месяц. Но есть один нюанс.

Как защитить личные данные в расчетном листке?

Информация о заработной плате, размерах удержаний из нее, которая содержится в расчетном листке, согласно белорусскому законодательству относится к персональным данным работника. Их утечка не допускается! Что делать нанимателю в таком случае?

В Национальном центре защиты персональных данных рекомендуют работодателям для недопущения «слива» конфиденциальных сведений установить в организации порядок доступа к персональным данным и определить категории сотрудников, которые будут наделены правом доступа к их обработке в «расчетниках». При этом стоит учитывать численность коллектива, территориальную удаленность структурных подразделений и другие факторы, согласно ст. 17 Закона «О защите персональных данных».

Эксперты по информационной защите советуют, учитывая принцип соразмерности обработки личных сведений, ограничить круг лиц, имеющих доступ к обработке персональных данных.

Например, их перечень можно сократить до работников бухгалтерской и кадровой службы, руководителей структурных подразделений организации.

Можно ли расчетные листки направлять через приложение банка?

Как пояснили эксперты в сфере информационной безопасности, использование банковских приложений для доставки «расчетника» не противоречит требованиям закона о защите персональных данных и не требует получения согласия работников на такую операцию.

Последнее слово в этом вопросе трудовое законодательство оставляет за работодателем, который наделен правом утверждения формы «расчетника». Наниматель может определить в локальных актах, что на предприятии расчетные листки будут выдавать в электронном виде посредством банковского приложения, но при этом важно утвердить и форму документа с указанием сведений, которые предусмотрены законодательством о труде.

Значимость расчетного листка

Расчетный листок наделен юридической силой. Его можно предъявить в суде как доказательство, если вдруг возник трудовой спор между работником и нанимателем.

Наряду с другими документами «расчетник» поможет подтвердить как размер полученных сумм и произведенных из них удержаний, так и факт трудоустройства и увольнения работника. Он может сыграть существенную роль при определении в судебном порядке обоснованности уменьшения налогооблагаемой прибыли, непроизводственного характера натуральных выплат, размера убытков за время простоя и др.

Расчетные листки должны выдаваться не только основным работникам из списочного состава предприятия, включая обособленные структурыне подразделения, но и другим категориям, не состоящим в штате, не имеющим статуса ИП, но с которыми заключены гражданско-правовые договоры на оказание услуг:

• совместителям;
• надомникам;
• временным работникам;
• нанятым на сезон.

На белорусских предприятиях выплата зарплаты традиционно осуществляется не реже 2 раз в месяц посредством аванса и основного расчета. Конкретные даты прописываются в коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре, контракте. Но какая бы не предусматривалась руководством организации периодичность выплат, расчетный листок выдают работнику после полного начисления зарплаты, т. е. по окончании месяца, за который рассчитывался заработок.

Историческая справка 1prof.by

Обязанность выдавать расчетный листок введена в Трудовой кодекс с 26 января 2008 г. Документ заменил расчетную книжку, которая имелась с 1986 г. только у работников, труд которых оплачивался сдельно.

Согласно Закону «О найме рабочих и правилах надзора за фабричными заведениями» владельцы фабрик и заводов должны были выдавать расчетную книжку не позже 7 дней после допуска к работе.

Существовали образцы расчетных книжек для ручного и механизированного способов заполнения, формы которых еще в 1956 г. были утверждены постановлением Госкомтруда СССР .

Первые упоминания о документах, подобных расчетным листкам и книжкам, найдены в законодательстве Российской империи конца XIX в. Фабричный закон «Правила о взаимных отношениях фабрикантов и рабочих» датирован 3 июня 1886 г.

Анжела ЛЮДЫНО

Фото из открытых интернет-источников