Переход на цифру: что ждет бумажные документы в белорусских архивах

Развитие цифровых технологий не могло не сказаться на архивной сфере. Как известно, страна должна перейти на электронный документооборот. А архивы, соответственно, обязаны обеспечить хранение таких документов. Заместитель директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Ольга Бирюкова отметила, что этот процесс должен начаться к 2020 году.

«Сейчас мы готовим информационную систему для приема на хранение электронных документов. Это позволит создать фонд пользования. То есть любой желающий сможет ознакомиться с архивными документами, но предоставляться будут не оригиналы, а электронные копии», – рассказала Ольга Владимировна.

Может возникнуть логичный вопрос: а что тогда будет с версиями на бумаге? По словам Ольги Бирюковой, переход на электронные документы вовсе не означает, что все бумажные варианты будут уничтожены. Хотя предложения на этот счет высказывались с целью освободить площади архивов.

В плане оцифровки документов показателен опыт Финляндии. Здесь этот процесс стартовал еще в начале 2000-х годов. А недавно было решено ускорить темпы создания электронного архива. В правительстве страны полагают, что оцифровка экономически выгодна. Финский Госсовет ежегодно расходует более 30 млн евро на архивное хранение. Но, по некоторым оценкам, к 2029 году благодаря электронным документам удастся сэкономить 54,2 млн евро. А чистая экономия (с учетом затрат на оцифровку) за 10 лет составит 63,6 млн евро. Кроме того, архивные чиновники утверждают, что расходы на персонал сократятся на 47–87 млн евро.

Вместе с тем, по словам директора по развитию Национального архива Финляндии Микко Еракаски, пока речь не идет о том, чтобы заменить бумажные подлинники электронными копиями – сохраняются оба варианта. Однако после проведения оцифровки документы-подлинники будут уничтожены, за исключением тех, которые имеют высокую культурную, историческую и правовую значимость.

Кстати, у Беларуси налажены хорошие связи с архивами Финляндии. В следующем году финские специалисты планируют провести у нас в стране семинар, чтобы поделиться своим опытом по оцифровке документов.

Не только хранить, но и популяризировать

В целом специалисты говорят о повышении интереса к архивам. Как подтверждение тому – количество посетителей, которое увеличивается с каждым годом. За 10 лет их число выросло почти вдвое.

«В наших архивах сейчас около 13 млн единиц хранения. И это только на бумажном носителе. Кроме того, есть кино-, фото-, фоно-, видеодокументы. Общая протяженность полок наших архивов составляет более 200 км. Для сравнения: это расстояние от Минска до Могилева», – отметила Ольга Бирюкова.

Одна из главных функций работы архивистов – комплектование наиболее важных и ценных документов по истории страны, их учет, обеспечение сохранности и использование (исполнение запросов, организация выставок, публикация документов).

В Национальном архиве Беларуси, в частности, хранятся документы с 1917 года, которые отражают период становления белорусской государственности вплоть до наших дней.

«Всего у нас находится более 1,1 млн единиц хранения. Особый интерес вызывают наиболее ранние документы. Это фонды учреждения и организации Временного правительства, Литовско-Белорусской ССР, БНР, а также периода польской оккупации 1919–1920 годов и оккупации немецко-фашистскими захватчиками в 1941–1944-м, – рассказала заместитель директора архива Елена Кушнова. – Документы к нам поступают от различных госорганов, учреждений, организаций, предприятий и других госструктур, подчиненных правительству, а также партийных, комсомольских, профсоюзных, общественных организаций. Часть формируется за счет фондов личного происхождения, то есть попадает к нам из семейных архивов видных государственных и общественно-политических деятелей».

Но просто хранить документы на полках недостаточно. Важно вводить их в научный оборот и популяризировать. В 2018 году Национальный архив провел несколько тематических выставок, в том числе  к 100-летию П.М. Машерова, к 100-летию провозглашения БНР. Сейчас готовится экспозиция к вековому юбилею Министерства юстиции, который будет отмечаться в начале 2019-го.

«С 1957 года вышло 180 документальных изданий. Так, в 2017-м свет увидел сборник архивных документов «Белорусский штаб партизанского движения. Сентябрь–декабрь 1942». В рамках сотрудничества с российским фондом «Историческая память» вышел цикл изданий, посвященных Хатынской трагедии и сожженным деревням, – добавила Елена Кушнова. – Также издан сборник архивных документов и материалов об одной из крупнейших нацистских карательных операций на территории нашей страны – «Котбус». К 75-летию освобождения Беларуси готовится к изданию сборник документов по восстановлению сельского хозяйства в 1943–1945 годах».

Творческие фонды

Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства насчитывает 506 фондов, 150 тыс. единиц хранения. Конечно, в сравнении с тем же Национальным архивом, кажется, что это немного. Но уникальность в составе документов.

«Более 80% составляют фонды личного происхождения писателей, актеров, режиссеров, композиторов, художников начиная с конца XVIII века. К примеру, из XIX века есть коллекции документов поэта Янки Лучины, Франтишка Богушевича, Викентия Дунина-Марцинкевича, – рассказала директор Анна Запартыко. – Что касается второй половины XX века (наиболее многочисленной), здесь стоит упомянуть имена Максима Танка, Аркадия Кулешова, Пимена Панченко и т.д. Это документы, которые рождались на их рабочих столах, варианты произведений. А, скажем, в фондах художников у нас хранятся макеты художественных работ, композиторов – нотные рукописи».

Хоть учреждение и называется архивом-музеем, в нем пока нет постоянной экспозиции. Но проводятся выставочные проекты. В частности, сейчас начала работу выставка, посвященная 125-летию деятеля белорусской культуры Павлины Мядёлки, а заодно и приуроченная ко Дню архивиста.

Ирина ЯНУШКЕВИЧ